Huishoudelijk Reglement

Huishoudelijk reglement Energiecoöperatie De Toekomst U.A.

Dit Huishoudelijk Reglement is opgesteld in overeenstemming met en in aansluiting op de statuten van Energiecoöperatie De Toekomst U.A. Dit huishoudelijk reglement is nog niet vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering.

Definities

In dit reglement wordt verstaan onder:

o EC De Toekomst: Energiecoöperatie De Toekomst U.A., statutair gevestigd te Weststellingwerf

o Algemene Ledenvergadering(ALV): het orgaan van EC ‘De Toekomst’ conform art. 9 van de statuten

o Bestuur: het orgaan van EC ‘De Toekomst’ conform art. 13 van de statuten

o Leden: de leden van EC ‘DE TOEKOMST’ conform art. 4 van de statuten

o Lidmaatschapsjaar: het lidmaatschapsjaar is gelijk aan een kalenderjaar

o Reglement: het onderhavige huishoudelijk reglement (HR)

o Werkgebied: De gemeente Weststellingwerf is het gebied waarbinnen EC ‘De Toekomst’ haar doelstellingen realiseert

o Groep: een werkgroep, projectgroep of commissie, speciaal belast met de uitvoering van bepaalde werkzaamheden in opdracht van het bestuur

o Schriftelijk: per post of per e-mail of met ieder ander communicatiemiddel waarmee de boodschap op schrift kan worden ontvangen.

Artikel 1. Functie van dit reglement

Dit reglement geeft nadere voorschriften zoals vermeld in art. 24 van de statuten, ter aanvulling op bepalingen in de statuten, en dient ter vastlegging van interne procedures en afspraken, alsmede taken en bevoegdheden van de coöperatie en haar organen voor zover die niet uit de statuten blijken.
Dit reglement bevat geen artikelen die in tegenspraak met de statuten zijn, en kan op voordracht van het bestuur worden gewijzigd met een meerderheid van stemmen van de ALV.
Het huishoudelijk reglement en de statuten zijn te raadplegen op de website van EC ‘De Toekomst’ en opvraagbaar bij de secretaris van het bestuur.

Artikel 2 Leden en register

Een lid wordt geacht met de inhoud van de statuten en reglementen bekend te zijn en deze door het aangaan van het lidmaatschap te aanvaarden.
Leden (natuurlijke personen) dienen niet verplicht woonachtig of verblijvend te zijn in het werkgebied van EC ‘DE TOEKOMST’ en zijn 18 jaar of ouder. Rechtspersonen (bedrijven, instellingen, overheden) die lid zijn moeten geheel of gedeeltelijk in het werkgebied gevestigd of gesitueerd zijn.
Personen en instellingen die als lid wensen toe te treden richten een daartoe strekkend schriftelijk verzoek aan het bestuur met opgave van:
bij een natuurlijk persoon: naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mail adres;
bij een rechtspersoon: een recent uittreksel uit het handelsregister;
bij een overheidslichaam: een afschrift van een rechtsgeldig besluit van de aanvraag tot toetreding als lid.
Wanneer deze gegevens, die worden opgenomen in het ledenregister, een wijziging ondergaan dient het lid daarvan binnen 30 dagen het bestuur schriftelijk dan wel per e-mail in kennis te stellen.
Het is mogelijk gedurende het gehele kalenderjaar, op elke willekeurige dag, lid te worden van EC ‘DE TOEKOMST’ en het lidmaatschap geldt voor het gehele kalenderjaar.
Het lidmaatschap is persoonlijk en niet overdraagbaar, tenzij daarvoor, na een daartoe strekkende aanvraag, schriftelijke toestemming is verleend door het bestuur.

Artikel 3. Contributie van leden

Leden zijn bij het aangaan van het lidmaatschap jaarlijks contributie verschuldigd aan de EC ‘DE TOEKOMST’.
De (minimum) hoogte van contributie en bijdrage wordt vastgesteld door de ALV, op voorstel van het bestuur en/of de ledenraad. In het oprichtingsjaar 2017 bedraagt de contributie € 0,- voor natuurlijke personen en € 0,- voor rechtspersonen.
Nieuwe leden betalen hun contributie bij aanvang van het lidmaatschap. Zodra het lidmaatschapsgeld is voldaan, is een lid stemgerechtigd.
Restitutie van contributie of bijdrage is altijd uitgesloten.
Donateurs en sponsors hebben geen stemrecht.

Artikel 4 Rechten en plichten van leden

Leden hebben stemrecht in de Algemene Ledenvergadering. Voor de overige bepalingen hierover wordt verwezen naar de statuten.
Leden hebben het recht voorstellen, klachten en wensen in te dienen bij het bestuur. Het bestuur is gehouden deze zo spoedig mogelijk te behandelen of te onderzoeken c.q. te doen behandelen of te doen onderzoeken en over het resultaat van de behandeling en/of het onderzoek bericht te geven aan het lid dat het voorstel, de klacht of de wens heeft ingediend.
Leden hebben de plicht het bestuur in kennis te stellen van een (email) adreswijziging.
Voor alle overige rechten en plichten wordt verwezen naar het bepaalde in de statuten.

Artikel 5. Het bestuur

Het bestuur is verantwoordelijk voor het beleid van de EC ‘DE TOEKOMST’, de toepassing van de verplichtingen verbonden aan het lidmaatschap van EC ‘DE TOEKOMST’, naleving van de statuten en reglementen, beheer van geldmiddelen en uitvoering van genomen besluiten. Het is voor al zijn handelingen verantwoording schuldig aan de Algemene Ledenvergadering.
Het bestuur vergadert zoveel als nodig.
De notulen van de laatste bestuursvergadering worden besproken op de eerstvolgende bestuursvergadering en na eventuele correcties automatisch aangenomen.
Besluiten in het bestuur dienen te worden genomen met gewone meerderheid van stemmen.
Het bestuur kan niet zonder toestemming van een ALV rechtshandelingen aangaan, zoals geldleningen, het aangaan van verplichtingen, het doen van uitgaven of het aangaan van garantstellingen, waar meer dan € 10.000, – mee is gemoeid.
De volgende bestuursbesluiten worden in ieder geval onderworpen aan de goedkeuring van de ALV:
het jaarplan, en de (meer jaren) begroting
oprichten van of deelnemen aan een BV, NV of andere rechtspersoon
deelnemen aan voor de coöperatie risicovolle projecten of activiteiten
Het bestuur is belast met de uitleg van dit reglement. Het beslist verder in alle gevallen waarin door de statuten en dit reglement niet is voorzien.
Het bestuur is verantwoordelijk voor tijdige werving van kandidaten voor vacatures in het bestuur.
Het bestuur kan te allen tijde, met in acht name van lid 13, voorstellen doen aan de algemene ledenvergadering voor de benoeming van nieuwe bestuursleden.
Bij ontstentenis of belet van een bestuurder is de overblijvende bestuurder of zijn de overblijvende bestuurders tijdelijk met het besturen van de coöperatie belast. Bij ontstentenis of belet van alle bestuurders of de enige bestuurder is de persoon of zijn de personen, daartoe door de algemene ledenvergadering te benoemen, tijdelijk met het besturen van de coöperatie belast.
Een tussentijds benoemd bestuurslid neemt op het rooster van aftreding de plaats van zijn voorganger in.
Benoeming van bestuursleden geschiedt uit een of meer bindende voordrachten, behoudens het bepaalde in lid 13. Tot het opmaken van zulk een voordracht zijn bevoegd zowel het bestuur als tien leden. De voordracht van het bestuur wordt bij de oproeping voor de ALV meegedeeld. Een voordracht door tien of meer leden moet ten minste drie dagen voor de aanvang van de ALV schriftelijk bij het bestuur worden ingediend.
Aan elke voordracht kan het bindende karakter worden ontnomen door een met ten minste twee/derde van de uitgebrachte stemmen genomen besluit van de algemene ledenvergadering.
Is geen voordracht opgemaakt, of besluit de algemene ledenvergadering overeenkomstig het voorgaande lid aan de gemaakte voordrachten het bindend karakter te ontnemen, dan is de algemene ledenvergadering vrij in de keus.

Artikel 6. Werkgroepen, Projectgroepen en Commissies

Het bestuur kan Werkgroepen, Projectgroepen en Commissies instellen voor het organiseren en uitvoeren van werkzaamheden of projecten die bijdragen aan de realisering van de doelstellingen van EC ‘DE TOEKOMST’. Ze worden allen “groepen” genoemd.
De samenstelling en omvang van een werkgroep wordt door het Bestuur per geval vastgesteld.
De leden van een groep kunnen ook niet-leden zijn, b.v. vanwege hun specifieke kennis, dit ter goedkeuring van het bestuur.
Iedere groep benoemt uit haar midden een voorzitter. Zij bewaakt het goed functioneren van de groep, verzorgt de contacten met het bestuur en de andere organen van de coöperatie en brengt verslag uit aan het bestuur over de activiteiten en resultaten van de groep.
De groepen worden door het bestuur ingesteld, krijgen hun opdracht van het bestuur en zijn rekening en verantwoording verschuldigd aan het bestuur.
Groepen treden niet zelfstandig namens EC ‘DE TOEKOMST’ naar buiten, tenzij daarover vooraf van het bestuur mondelinge of schriftelijke toestemming is verkregen.
Het bestuur kan een groep met onmiddellijke ingang ontbinden of een individueel lid van de werkgroep van zijn taken ontheffen.

Artikel 7. Betrokkenheid en relaties

Indien een lid, zijn partner of een van zijn bloed -of aanverwanten in rechte lijn persoonlijk bij een zaak die op de agenda van de ALV staat, is betrokken, brengt hij/zij dat ten minste drie dagen voor de vergadering aan de voorzitter ter kennis.
Het lidmaatschap van het bestuur van EC ‘DE TOEKOMST’ en van een door haar ingestelde directie of enig ander orgaan, is onverenigbaar met: het werknemerschap of opdrachtnemerschap van de coöperatie
Voor een (bestaand) lid van het bestuur, de directie of enig ander orgaan van EC ‘DE TOEKOMST’ eindigt het lidmaatschap van het bestuur met ingang van de dag dat een van bovengenoemde relaties ontstaat.

Artikel 8. Onkostenvergoedingen

Kosten, zoals de deelname aan studiedagen, conferenties, reiskosten die direct of indirect voor de coöperatie van betekenis zijn, kunnen worden vergoed, mits deze vooraf goedgekeurd zijn door de voorzitter of de penningmeester.
Declaraties worden door de penningmeester en een ander bestuurslid geparafeerd.

Artikel 9. Einde van het lidmaatschap

Het lidmaatschap eindigt door:
overlijden (natuurlijk persoon) c.q. ontbinding (rechtspersoon);
opzegging door het lid;
opzegging door het bestuur;
ontzetting door het bestuur;

Voor onderdelen 4. en 5. wordt verwezen naar het bepaalde in de statuten.

Een lid kan schriftelijk opzeggen onder vermelding van naam, adres, woonplaats en emailadres.
De opzegging is geldig na bevestiging van het bestuur.

Artikel 10. Wijziging huishoudelijk reglement

Wijzigingen in het huishoudelijk reglement worden vastgesteld door de ALV zoals vermeld in de statuten.

Artikel 11. Slot bepalingen

In alle gevallen waarin de statuten en de reglementen niet voorzien, beslist het algemeen bestuur.
Leden kunnen over dergelijke besluiten altijd overleg plegen met het bestuur en het bestuur vragen dergelijke besluiten te publiceren. Verder kunnen leden conform de statuten een ALV bijeen laten roepen door het bestuur als zij een dergelijk besluit met andere leden willen bespreken.